CD&V wil de aanvraag van stadssubsidies voor Roeselaarse verenigingen eenvoudiger, gebruiksvriendelijker en toekomstgericht maken. Gemeenteraadslid Ann Bouckaert diende daarom op de gemeenteraad van 21 september een voorstel in om werkings- en projectsubsidies vanaf 2028 via een interactieve online subsidieomgeving te laten verlopen. De Stad Roeselare ondersteunt vandaag een 340-tal verenigingen met jaarlijks ongeveer 470.000 euro aan werkingssubsidies en 120.000 euro aan projectsubsidies. Voor zowel de verenigingen als de stadsadministratie betekent de jaarlijkse aanvraag- en verwerkingsronde een aanzienlijke administratieve inspanning.
Eén digitale omgeving per vereniging
CD&V stelt voor om de huidige webformulieren op termijn te vervangen door een interactieve online omgeving waarin verenigingen hun verschillende subsidieaanvragen centraal kunnen beheren. Gegevens uit eerdere aanvragen zouden daarbij opnieuw gebruikt kunnen worden en enkel waar nodig aangepast. Verenigingen zouden hun dossier tussentijds kunnen bewaren, de status van hun aanvraag kunnen opvolgen en rechtstreeks digitaal kunnen communiceren met de dossierbeheerder van de stad. Ook een koppeling met het Vlaamse Verenigingsloket en Verenigingsregister wordt meegenomen. Op die manier kunnen gegevens die al beschikbaar zijn, zoveel mogelijk opnieuw gebruikt worden en wordt dubbele gegevensinvoer vermeden.
Digitalisering mag niemand uitsluiten
CD&V benadrukt dat een digitale dienstverlening niet voor elke vereniging even vanzelfsprekend is. Daarom maakt het voorstel ook werk van extra ondersteuning. Tijdens de jaarlijkse subsidieperiode in september en oktober zouden laagdrempelige consultatiemomenten georganiseerd kunnen worden. Verenigingen kunnen er terecht met praktische vragen over de digitale aanvraag, maar ook voor inhoudelijke ondersteuning bij het opmaken van hun subsidiedossier. Daarnaast wordt voorgesteld om vanaf het subsidiejaar 2027 een subsidieleidraad op te maken die verenigingen vooraf duidelijk maakt welke informatie ze bij hun aanvraag moeten voorzien.
Gefaseerde invoering vanaf 2028
Het voorstel vraagt het stadsbestuur om de interactieve subsidieomgeving gefaseerd te onderzoeken en te ontwikkelen, in overleg met een verenigingenpanel met een vertegenwoordiging uit de verschillende adviesraden. Daarbij wordt gestreefd naar een implementatie vanaf het subsidiejaar 2028. Ook de consultatiemomenten voor verenigingen zouden vanaf 2028 kunnen worden ingevoerd. De subsidieleidraad voor de werkings- en projectsubsidiereglementen wordt voorzien vanaf het subsidiejaar 2027.